Бизнес-класс

Эффективное обучение эффективности


Интранет как опора бизнеса (сайт HRM.ru, 26 марта 2008)

Интранет как опора бизнеса (сайт HRM.ru, 26 марта 2008)

Екатерина Шкляева

Что такое интранет и как он работает? Это единое коммуникационное поле компании, действенное средство для автоматизации бизнес-процессов или просто модное веяние? Какую роль играет интранет в системе корпоративного управления? Как заставить интранет работать на себя и оценить его реальную эффективность? Нужен ли он вообще? Такие вопросы были на повестке двух дней у 23 докладчиков форума Intranet Russia-2008.

Зачем нужен Интранет

В первую очередь интранет – это инструмент, пригодный для использования как в целях оптимизации бизнес-процессов, так и для развития корпоративной культуры и укрепления корпоративного духа внутри компании. С помощью интранета могут решаться десятки задач, перечень которых целиком зависит от специфики бизнеса.

Однако существует и целый ряд задач, общих для любого вида бизнеса. Об этом, в частности, было сказано в докладе Олега Крапчетова, руководителя проекта создания корпоративного информационного портала ЗАО «Компания ТрансТелеКом». Такие задачи делятся на две группы: задачи бизнеса, к которым относятся коммункационные задачи – HR и PR, управленческие задачи и задачи по автоматизации стандартных и рутинных бизнес-процедур, таких как инфраструктурные задачи и сфера IT.

Бизнес-задачи

Интранет реально помогает решить целый ряд HR-задач, таких как адаптация новых сотрудников, мотивация персонала и дистанционное обучение, что существенно сокращает затраты на обучение сотрудников в территориально удаленных офисах. Интранет облегчает обмен знаниями и способствует увеличению интеллектуального капитала компании. На коммуникационном уровне Интранет может участвовать в определении и распространении корпоративных ценностей внутри компании и в формировании в сознании сотрудников убеждения относительно того, что они являются частью целого. Последние две задачи частично снимают ряд проблем внутрикорпоративного PR-отдела.

Для того, чтобы реализовать эти программы необходимо автоматизировать все управленческие процессы в области HR-технологий. К примеру, комания i-Free оформляет через интранет-портал командировки, принимает заявки на отпуска и информирует о том, кто из сотрудников находится на больничном. Как заметила в своём докладе Фаина Лернер, руководитель отдела организационного развития и HR-департамента компании i-Free, - «эта система упрощает процесс администрирования бизнеса. У неё есть удобный интерфейс для подачи заявки, которая автоматически учитывается во всех системах компании. Все заявки сохраняются в Базах Данных с возможностью регулирования доступа к ним. Помимо этого доступна возможны дискуссии, запросы дополнительной информации, в том числе различных документов и договоров».

Интранет может стать оперативным источником информации о компании, перед PR-отделом которой стоит задача сформировать актуальный и эксклюзивный информационный поток. С помощью интранета PR-отдел может своевременно пресекать любые слухи о компании, выкладывая официальные релизы об организации.

В списке бизнес-задач особняком стоит управление проектами, включающая совместную работу сотрудников разных отделов над проектами различного масштаба. Контроль работы проекта посредством оперативной корректировки бизнес-плана, индикации статуса проекта и своевременного извещения об этом сотрудников.

Интранет - хороший инструмент для формирования мгновенной обратной связи и, как бы это ни было банально, комфортная среда для общения между коллегами, которая крайне важна в среде современных офисов. Интранет может существенно снизить затраты на совместную работу персонала в компаниях с региональной сетью представительств. На этот счет очень точно высказался Денис Сагайдак, консультант по бизнес-решениям компании Microsoft: «Сотрудники могут терять до четверти своего рабочего времени просто на поиск информации, и одним тем, что мы даём им возможность быстро найти необходимый документ, экономим часы работы и увеличиваем их мотивацию».

Интранет прекрасно справляется с задачами по автоматизации рутинных повседневных процессов из разряда заказов канцелярии и оформления отпуска.

Инфраструктурные задачи

Перед IT-группой стоят задачи по интеграции с основными бизнес-приложениями и сервисами, создание единой системы авторизации. В результате интранет-портал превращается в единое унифицированное рабочее место. Кстати, это прекрасно решает проблемы работы сотрудника на своём компьютере с помощью удаленного доступа, например, если он находится в командировке.

Модные фишки

Итак, интранет действительно полезен и нужен бизнесу, но остаются вопросы: как привлечь к нему внимание рядовых сотрудников, обычно загруженных текущей работой? Как заставить их прийти на портал? Как повысить лояльность персонала по отношению к новому «рабочему месту»? Каждая компания ищет свои подходы. Вот несколько типовых идей.

Спроси босса

Один из самых популярных привлекающих маневров – создание раздела, где каждый сотрудник, вне зависимости от своего статуса, сможет задать любой вопрос генеральному директору или другому топ-менеджеру. На форуме была продемонстрирована страница генерального директора портала компании РУСАЛ. Она высоко посещаема и востребована. Сотрудники ждут и читают ответы на свои вопросы. Эта форма коммуникации реально работает. С одной стороны, это частично разрушает стену между рядовыми сотрудниками и высшим руководством, устанавливая обратную связь и формируя позитивный образ руководства, с другой, позволяет получить реальные ответы на реальные вопросы и оперативно решить некоторые насущные проблемы, которые чаще всего очень сложно или вовсе невозможно донести до высшего руководства в силу непроходимости вертикали власти.

Михаил Мурашов, начальник отдела внутренних коммуникаций компании РУСАЛ продемонстрировал участникам форума еще одну забавную фишку – Мастера подсказок. Роль мастера играет нарисованный мальчик, похожий на буратино, расхаживающий по страницам интранет-портала и выдающий советы и подсказки: «вышел новый номер корпоративного журнала», «сегодня последний день регистрации участников викторины» или «обрати внимание на новый сервис». От помощи Мастера можно тактично отказаться, не показывать вовсе или же прочитать все советы с помощью одного клика.

Банк Идей

Про этот интересный функционал рассказала Фаина Лернер, i-Free. Его роль - «стимулирование инноваций в компании и помощь в поиске, сохранении и воплощении лучших идей». Методология работы банка такова: ключевую роль в его работе играют эксперты, отвечающие за направления, рассматривающие и оценивающие идеи, которые предлагают сотрудники компании. Информационная система, включает идеи, отобранные экспертами в базу данных, классифицируя их. Именно здесь сотрудник в состоянии «творческого кризиса» может кинуть клич о поиске идеи для своего отдела, другой может, напротив, поделиться идеей с коллегой для его бизнес-направления. За идею сотрудники i-Free получают бонусы – фришки, которыми можно расплатиться за любой брендированный продукт.

Интранет-банкинг

Интранет-банкинг – это скорее крайне полезная, чем модная фишка. Не покидая «рабочее место» сотрудник может просмотреть состояние своего счета, расплатиться за коммунальные услуги или оплатить мобильный телефон. Безопасность и конфиденциальность любых транзакций гарантирована. Увеличение лояльности персонала, которое достигается с помощью этой услуги, стоит денег, затраченных на её интеграцию в интранет-систему компании.

К списку мотивационных фишек можно также отнести конкурсы и форумы. При условии, что они лояльно модерируются, показатель востребованности портала будет расти, о чем упомянули в своем докладе представители ОАО «Международный аэропорт Шереметьево».

Что важно в процессе проектирования?

Наталия Липкина, руководитель интерактивных проектов ВТБ24, считает, что, во-первых, необходимо создать проектную группу, не взваливая разработку портала на плечи одного специалиста. Во-вторых, верно расставить приоритеты и определить действительные цели портала в компании. В-третьих, определить масштаб платформы, выбрав его, исходя из реальных потребностей и размеров компании. Кому-то достаточно будет «коробочного» решения, а кому-то потребуется промышленная платформа.

В итоге компания должна добиться интеграции интранет-портала со всеми основными приложениями; верно выбрать администрирующее подразделение и делегировать полномочия администраторов отдельных направлений компетентным людям. Портал должен строго контролироваться, но правила должны быть понятны и прозрачны. Информация на сайте должна быть действительно эксклюзивной, иначе интранет не сможет привлечь пользователей. Наконец, администрация портала должна вести непрерывную работу на основе собранной статистики и пользовательских замечаний. Только в этом случае портал будет развиваться в верном направлении. Ну и, само собой, пользовательский интерфейс должен быть удобным, а дизайн современным.

Опасности в процессе проектирования

Опасно не учитывать существующей программной инфраструктуры компании при выборе платформы или экономить деньги на интеграции. Таким образом вы можете только добавить в зоопарк IT-решений компании еще одного диковинного зверька. И, как верно заметила Наталия Липкина, ВТБ24, «опасно не суметь вовремя остановиться на половине неправильно выбранного пути. Если уже пройдены первые этапы проекта, но появилось четкое понимание, что это решение неверно , то нужно начинать с нуля, не жалея потраченных ресурсов».

Ни в коем случае нельзя давать доступ к интранету ограниченныму числу сотрудников или подключать к нему не все регионы, экономя деньги и энергетические ресурсы затрат. Речь о таком раскладе может идти только в том случае, если вы имеете дело со специфическим интранет-решением для отдельных проектных команд или топ-менеджмента.

Нельзя под давлением боязни глобальных перемен и неоднозначной реакции на эти перемены допускать задвоение каналов информации, совместной работы электронного документооборота и согласования документов «по старинке».

Очень глупо задавать на портале сугубо деловой консервативный тон, лишая его интерактивности и преимуществ неофициального общения.

Как оценить эффективность интранет-портала

Можно вести и анализировать статистику, высвечивая слабые места и, напротив, наиболее востребованные разделы. Можно получать обратную связь и традиционными способами. Есть возможность потратить время и провести расчеты средств, сэкономленных за счёт автоматизации бизнес-процессов. Всё это – стандартные средства.

Есть и весьма оригинальный тест на эффективность, который предложил Эмзар Гугунишвили, директор по ИТ в Восточной Европе компании GlaxoSmithKline: "Если при возникновении потребности в информации у сотрудника первая реакция «надо заглянуть в интранет», а при сбое интранета он начинает сразу звонить в службы поддержки, значит ваш интранет работает".

Замечания к программе форума Intranet Russia-2008

Программа несколько перенасыщена решениями Microsoft, чему есть забавная иллюстрация. Одна из презентаций называлась «Корпоративный интранет-портал – это Microsoft Office SharePoint Server 2007», после этого возникало устойчивое, но ошибочное ощущение, что другого правильного интранет-решения не существует вообще.

В докладах некоторых спикеров было мало конкретики, относящейся к практической стороне дела: бюджетированию проекта, программным решениям, сбору статистических данных.

Особое мнение

Интересным, но несколько удаленным от общей линии форума прозвучал доклад ГК «Текора», где речь шла не о полнофункциональном интранет-портале, а о проектных порталах в крупных корпорациях.

Достойной отдельной статьи была презентация компании ТрансТелеКом об интранет-портале для высшего руководства.

Анна Несмеева, МДМ-Банк, затронула довольно актуальную тему «Интранет – эффективный инструмент внутреннего брендинга», доказав потребность в этой методике и предоставив интересные статистические данные.



Добавить страницу в закладки

  • на главную
  • контакты
  • версия для печати
  • карта сайта
Яndex
 

Ближайшие клубыБлижайшие клубы

15 ноября
«Бизнес Новости»

События и новостиСобытия и новости

01.06.2013
«Подбор сотрудников»

В компании «Бизнес Класс» активно работает направление по подбору сотрудников. Подробности >> 

Заповеди руководителяЗаповеди руководителя

О’Генри

Дай себе сто очков, когда другие дают два, и если тебя не выбросят вон, получишь, что хотел.

 

Сделать стартовой