Бизнес-класс

Эффективное обучение эффективности


Внедрение системы управления оборотными активами

От эффективности управления оборотными средствами зависят рентабельность и ликвидность большинства производственных и торговых предприятий. Именно поэтому на Брянском машиностроительном заводе к внедрению системы управления оборотными активами подошли очень серьезно: определили порядок расчета нормативов для каждого вида оборотных средств и протестировали его в двух цехах. Однако даже при таком подходе предприятие столкнулось с проблемами в ходе внедрения системы, что заставило руководство внести существенные коррективы в ее работу.

Описание ситуации

В начале 2002 года запасы сырья, готовой продукции и незавершенного производства значительно превышали потребности компании. При этом существенная часть запасов была неликвидна: сырье и материалы — 14% в структуре оборотных активов предприятия, незавершенное производство - 7%, готовая продукция - 15%. Для отрасли тяжелого машиностроения, к которой относится Брянский машиностроительный завод, характерно использование значительных объемов внешнего финансирования. При этом часть привлеченных кредитов замораживалась в запасах и просроченной кредиторской задолженности. Поэтому было принято решение о разработке и внедрении системы нормирования и управления оборотными активами компании.

Руководству завода предстояло решить следующие основные задачи:

  • сокращение запасов сырья и готовой продукции, а также затрат на их хранение;
  • поиск путей реализации неликвидных запасов;
  • сокращение продолжительности затратного цикла (период от момента оплаты сырья и материалов до поступления денег за реализованную продукцию);
  • оптимизация размера дебиторской задолженности.

Условно процесс создания системы управления оборотными активами можно поделить на три основных этапа:

  • создание системы нормативов;
  • внедрение системы мониторинга;
  • делегирование ответственности руководителям подразделений.

Создание системы нормативов

Для разработки системы нормативов на заводе была создана рабочая группа. В ее состав помимо специалистов финансово-экономической службы вошли руководители производственно-диспетчерского отдела, управления материально-технического снабжения и коммерческой службы. Эти подразделения напрямую задействованы в управлении оборотными активами. Основная задача, стоявшая перед разработчиками, - создание методики расчета нормативов по следующим видам оборотных активов:

  • запасы сырья и материалов;
  • запасы продукции в незавершенном производстве;
  • запасы готовой продукции;
  • текущая дебиторская задолженность;
  • авансы, выданные поставщикам и подрядчикам.

Рабочая группа пересмотрела структуру направлений нормирования производственной деятельности предприятия. В результате были выделены следующие основные направления деятельности: металлургическое, тепловозное производство, производство и ремонт тепловозных дизелей, запасных частей, производство судовых дизелей, вагонов и железнодорожных платформ. Это было сделано для того, чтобы при определении нормативов учесть специфику направлений деятельности. К примеру, предпродажная подготовка тепловозов занимает значительно больше времени, чем предпродажная подготовка продукции металлургического производства.

Методика нормирования оборотных активов

Рассмотрим методику нормирования оборотных активов на примере запасов материалов. Норматив запасов материалов характеризует максимально допустимую стоимость запасов, находящихся на складе, в любой момент нормируемого периода. На предприятии нормируются запасы по видам производств (направлений) и номенклатуре выпускаемой продукции.

Регламентированный отчетный период на предприятии составляет один месяц. Значение норматива определяется исходя из потребности в материалах для выполнения ежемесячных планов производства с учетом среднего времени поставки. Расчет норматива по запасам материалов на конец месяца выполняется по следующей формуле:

Запасы материалов = П х М х (Тстр + Ттек) / 30,
где П — планируемый объем производства продукции в данном месяце (шт.);
М — материалоемкость нормируемого направления деятельности (определяется на основании технологических регламентов); Тстр - период хранения страхового запаса (вероятное время просрочки поставок) (дн.); Ттек - время поставки сырья и материалов по договору с поставщиком (дн.).

Нужно отметить, что до момента начала внедрения системы управления оборотными активами статистики о сроках выполнения поставок и периодах просрочки не существовало. Поэтому период хранения страхового запаса и время поставки определялись на основании экспертных оценок специалистов службы материально-технического снабжения. В большинстве случаев эта информация достаточно точная. У предприятия сформировались постоянный круг поставщиков и стандартные условия поставок.

Для остальных видов оборотных активов значения нормативов определяются по аналогичным формулам (см. табл. 1 на с. 30).

При определении норматива для запаса незавершенного производства разработчики столкнулись с проблемой достоверного определения коэффициента нарастания затрат. Он рассчитывается как отношение стоимости незавершенного производства на определенном технологическом этапе к плановой себестоимости готовой продукции. Коэффициенты нарастания затрат должны быть рассчитаны для всех этапов производственного цикла по каждому виду продукции. Для этого пришлось описать процессы каждого технологического этапа. Затем все затраты были распределены по этапам производственного цикла в соответствии с составленным описанием технологических процессов.

Другая проблема, которую пришлось решать при разработке системы нормирования завода, - отсутствие необходимых статистических данных по таким показателям, как время комплектации партии и оформления отгрузочных документов, процент реализации готовой продукции с отсрочкой платежа и процент поставок сырья и материалов на условиях предоплаты. До разработки системы нормативов такая информация не анализировалась и не накапливалась в существовавшей учетной системе. Поэтому при определении значений этих показателей были использованы экспертные оценки. В качестве экспертов выступили руководители подразделений компании.

Внедрение нормативов

После того как был определен порядок расчета нормативов для каждого вида оборотных средств, проводилось тестирование предложенного подхода в пружинном и деревообрабатывающем цехах. Руководителям этих подразделений вменялось в обязанности поддерживать оборотные активы не выше установленных норм. Как показало тестирование системы, рассчитанные нормативы достижимы и не приводят к перебоям в работе подразделений.

Таблица 1 Методика расчета нормативов оборотных активов

Вид актива Формула расчета норматива Условные обозначения
Незавершенное производство (НЗП) НЗП = С х П х Ттех х Кнз / 30 дн. С - стоимость единовременных затрат в начале производственного цикла (руб.);
П - планируемый объем производства продукции за месяц (шт.);
Ттех - время технологических выдержек незавершенного производства (определяется на основании технологических регламентов) (дн.);
Кнз - коэффициент нарастания затрат незавершенного производства
Запасы готовой продукции (Згп) Згп = Цох Прхп.партии + Тдок) / 30 дн. Цо - оптовая цена готовой продукции (руб.);
П р - плановый объем реализации готовой продукции за рассматриваемый месяц (шт.);
Тп.партии - время, необходимое на подбор и комплектацию партии готовой продукции (дн.);
Тдок - время оформления расчетных документов и документов в пути (дн.)
Дебиторская задолженность (ДЗ) ДЗ = Цр х П р х %о х То / 30 дн. Цр - цена реализации готовой продукции с отсрочкой платежа (руб.);
Пр - плановый объем реализации готовой продукции за месяц (шт.);
%о - процент реализации продукции с отсрочкой платежа в общем объеме продаж;
То - время отсрочки платежа по договору (дн.)
Авансы выданные Авансы = М х П х %п х Тп/ 30 дн. М - материалоемкость вида продукции для нормируемого вида материалов (определяется на основании технологических регламентов);
П - планируемый объем производства продукции за месяц (шт.);
%п - процент приобретения материалов по предоплате в общем объеме закупок;
Тп - срок предоплаты на основании заключенных договоров (дн.)

Тем не менее внедрение системы во всех подразделениях производственного комплекса на первых этапах оказалось не столь удачным. Фактические значения оборотных активов значительно отличались от нормативных по ряду причин.

1. Отсутствие достоверной оперативной информации. На момент внедрения системы нормативов часть данных о фактическом состоянии оборотных активов можно было получить только из бухгалтерского учета. Эта информация запаздывала в среднем на 15-30 дней. Отсутствовала аналитика по оборотным активам в разрезе подразделений предприятия.

2. Использование при расчете экспертных оценок. Для оценки ряда показателей, учитываемых при расчете нормативов, используются экспертные оценки (к примеру, размер страхового запаса сырья и материалов). Естественно, руководители подразделений, выступающие в роли экспертов, в большинстве случаев стремились завысить эти значения, действуя по принципу «запас карман не тянет». Зачастую это искажало расчетную величину нормативов оборотных активов. Оценить страховой запас на основании предшествующих периодов было невозможно, так как необходимая для этого информация никогда не накапливалась.

3. Неритмичность продаж. Например, отгрузка готовой продукции на предприятии в третью декаду месяца составляет более 70% от месячного объема. Соответственно, показатели дебиторской и кредиторской задолженности в конце месяца выше среднемесячного норматива в два-три раза.

Чтобы решить перечисленные проблемы и максимально сократить разрыв между фактическим размером оборотных активов и установленными нормативами, было решено внедрить единую систему мониторинга оборотных активов и перераспределить ответственность за выполнение установленных норм между руководителями подразделений.

Внедрение системы мониторинга оборотных активов

Система мониторинга, созданная на предприятии, обеспечивает менеджмент:

  • фактическими данными о размерах оборотных активов по видам продукции и подразделений;
  • информацией о времени задержек поставок и платежей;
  • результатами анализа отклонений от установленных нормативов.

Сейчас мониторинг оборотных активов предприятия реализован в Excel. Данные поступают из «1С:Предприятие 7.7» и отчетов подразделений об исполнении установленных норм. По результатам анализа формируются ежедневный, декадный и месячный отчеты о состоянии оборотных активов. На основании этой информации принимаются решения о привлечении кредитов, изменении условий работы с поставщиками и покупателями.

Надо отметить, что использование Excel для мониторинга оборотных активов предприятия связано с рядом трудностей:

  • сложности при обработке 30 тыс. наименований материалов, по которым осуществляется нормирование;
  • невозможность одновременного использования системы для внесения изменений несколькими пользователями;
  • дублирование операций по учету оборотных активов: данные заносятся как в «1С:Пред-приятие 7.7», так и в Excel.

Таблица 2 Диаграмма чистого цикла предприятия

Период оборота активов компании, дн.
Затратный цикл
Авансы выданные Материалы Незавершенное производство Готовая продукция Дебиторская задолженность
4,87 12,3 45,7 15,92 7,82
Период оборота текущих пассивов, дн.
Кредитный цикл Чистый цикл
Устойчивые пассивы Авансы покупателей Кредиторская задолженность Собственное финансирование или банковский кредит
3,1 37,7 7,45 38,36

Нередко это приводит к ошибкам и значительному снижению оперативности предоставляемых данных. Поэтому для текущего контроля достоверности фактических остатков оборотных активов их величина определяется косвенным методом.

Фактический остаток оборотных активов определяется на основании отчета о движении денежных средств компании по следующей формуле (руб.):

Онк= Онн- Вo+Po

где Онк - остаток оборотных активов на конец периода (день, месяц, квартал, год);
Онн - остаток оборотных активов на начало периода;
Во - выручка от основной деятельности;
Ро - выплаты по основной деятельности.

Погрешность при использовании косвенного метода составляет порядка 10% и считается допустимой. Появление погрешности связано с рядом допущений, используемых в расчете. К примеру, в этой формуле не учтено поступление сырья и материалов без предварительной оплаты, но используется оплата ранее поставленных материалов, хотя на самом деле увеличения оборотных активов в этот момент не происходит.

В настоящее время на заводе идет внедрение комплексной информационной системы, которая позволит отказаться от средств Excel и обеспечить максимальную оперативность необходимой информации. Выбор был сделан в пользу программы «1С:Управление производственным предприятием 8.0».

Помимо контроля отклонений фактического размера оборотных активов от нормативного на заводе отслеживаются величины затратного, кредитного и чистого циклов. Затратный цикл представляет собой сумму периодов оборачиваемости активов предприятия (авансы выданные, запасы материалов, незавершенного производства, готовой продукции и дебиторской задолженности). Кредитный цикл — сумма периодов оборачиваемости устойчивых пассивов, авансов полученных и кредиторской задолженности перед поставщиками. Разница кредитного и затратного циклов — чистый цикл, характеризующий период, в течение которого предприятие для финансирования производственного процесса должно использовать банковские кредиты или собственные средства (см. табл. 2). Одна из ключевых задач управления оборотными активами - максимальное сокращение чистого цикла за счет увеличения сроков предоставления коммерческих кредитов от поставщиков и сокращения времени оборачиваемости запасов и дебиторской задолженности.

Делегирование ответственности по управлению оборотными активами

Приказом по предприятию был принят вышеизложенный порядок расчета нормативных значений оборотных активов, и в обязанности руководителей подразделений вменено его соблюдение.

Производственно-диспетчерский отдел предприятия отвечает за соблюдение нормативов по запасам незавершенного производства. Управление материально-технического снабжения - за запасы сырья и материалов на складе и в цехах, за выданные авансы. Надо отметить, что учет сырья и материалов, находящихся в цехах, но не списанных, связан с рядом трудностей. Существует временной разрыв между документальным оформлением и фактическим списанием материалов в производство, что приводит к искажению отчетных данных. К примеру, проблема учета возникает при определении границы между материалами в кладовой цеха и материалами, отпущенными в производство в этом же цехе. Сейчас эта проблема решается за счет четкого описания процесса движения материалов и внедрения контроля своевременности оформления необходимых документов.

Информация по авансам, выданным поставщикам, доступная в системе «1С:Пред-приятие 7.7», также запаздывает. Полученный на склад материал проходит стадию приемки отделом технического контроля предприятия и обработки документации, которая может составлять от одного до десяти дней. Поэтому управление материально-технического снабжения формирует оперативные ежедневные отчеты по состоянию выданных авансов.

Коммерческая служба несет ответственность за дебиторскую задолженность и остатки готовой продукции на складах. На предприятии построен и автоматизирован ежедневный учет остатков готовой продукции, что позволяет оперативно отслеживать эту группу оборотных активов. Автоматизация учета остатков готовой продукции представлена в локальной сети предприятия с разграничением права доступа к данной информации.

В своей работе коммерческая служба также сталкивается с проблемами оперативности данных о дебиторской задолженности.

Информация вносится в систему «1С:Пред-приятие 7.7» со значительным опозданием (один-два дня). Это время уходит на обработку отгрузочных документов. На 1-е число месяца, когда осуществляется контроль исполнения установленных нормативов, в бухгалтерии может и не быть всех отгрузочных документов, соответственно данные, отраженные в системе, будут искажать реальную ситуацию. Для того чтобы иметь достоверные оперативные данные о состоянии дебиторской задолженности, коммерческая служба ежедневно формирует оперативные отчеты, которые передаются как в бухгалтерию, так и в финансовую службу компании.

Оперативные ежедневные отчеты о состоянии подконтрольных показателей подразделений поступают в финансовую службу компании, где они консолидируются и анализируются на предмет отклонений от установленных нормативов.

Анализируются также причины, повлекшие невыполнение нормативов. Выпускаются сводный ежедневный, декадный и полный месячный отчеты, описывающие состояние оборотных активов компании. На их основании директор по экономике и финансам принимает управленческие решения в сфере управления оборотными активами компании.

Личный опыт

Дмитрий Ладыгин, начальник отдела маркетинга ЗАО «Управляющая компания «Брянский машиностроительный завод» Несмотря на то что внедрение системы нормирования и контроля оборотных активов увеличивает нагрузку на руководителей подразделений, ее применение полностью оправдывает себя. Отсутствие контроля и предельных значений по различным видам оборотных активов может привести к лавинообразному росту запасов на складах и дебиторской задолженности. Основной недостаток используемой системы, когда все данные консолидируются в Excel, — запаздывание информации. Поэтому необходима полноценная ERP-система, внедрение которой уже начато. Наше подразделение контролирует запасы готовой продукции на складах и дебиторскую задолженность. Значение норматива рассчитывается совместно с финансовым управлением. Мы предоставляем данные о сроках оформления документов, времени комплектации партии, а также оцениваем процент отгрузки продукции с рассрочкой платежа. На основании этой информации финансовое управление рассчитывает значения нормативов на месяц и передает нам для исполнения. В большинстве случаев нам удается уложиться в установленные нормативы, хотя случаются и отклонения в бо'льшую сторону. Превышение среднемесячного норматива по запасам готовой продукции, как правило, связано с тем, что основная часть готовой продукции поступает на склад из производства в конце месяца.

Эффект от проекта

Результатом внедрения системы управления оборотными активами стало снижение затратного цикла предприятия в среднем на 5,2 дня, что принесло компании за четвертый квартал 2004 года 19,6 млн руб.

В настоящий момент разрабатывается новая система мотивации, в соответствии с которой часть вознаграждения руководителей подразделений будет зависеть от точности выполнения поставленных нормативов по оборотным активам.

Мнения специалистов

Александр Слесарев, финансовый директор компании «МАГ КОНСАЛТИНГ» (Москва)

Предложенная статья ярко иллюстрирует состав проблем, возникающих перед финансовой службой при управлении оборотными средствами. Предложенный опыт можно порекомендовать использовать практически на любом предприятии. Изложенный подход отражает классическое управление оборотными активами, при котором контролируются периоды оборачиваемости основных элементов оборотного капитала, а также их размер. Подобная система управления оборотными активами использовалась на моем предыдущем месте работы - предприятии легкой промышленности со штатом порядка 5 тыс. человек. Основная проблема, с которой столкнулись авторы статьи и наше предприятие, — обеспечение оперативности предоставляемой информации. Эта задача может быть успешно решена только с внедрением комплексной информационной системы. По опыту можно сказать, что для крупных производственных предприятий реальный срок разработки методологии управления оборотными активами и автоматизации созданных регламентов составляет порядка двух лет.

Важно подчеркнуть, что управление неденежными оборотными активами не должно полностью передаваться финансовой дирекции. Информационные потоки должны замыкаться на финансовое управление в целях оперативного контроля, но собственно оперативное управление группами оборотных активов должно осуществляться менеджерами подразделений. Поэтому важно выверить оргструктуру и передать им соответствующие полномочия и права. Закрепляя ответственность по управлению оборотными активами за линейными менеджерами, важно обеспечить этот процесс адекватной мотивацией.

Николай Переверзев, финансовый директор управляющей компании ОАО «Полаир» (Москва)

Стоит обратить внимание на несколько важных моментов, которые необходимо учитывать при управлении и нормировании оборотных активов, не отраженных в статье.

При определении норматива незавершенного производства очень важно учитывать технологические переделы, то есть тот запас, который обеспечит безостановочную работу всех производственных линий и станков, задействованных в производственном процессе.

Норматив дебиторской задолженности должен устанавливаться исходя из стратегических целей предприятия и той стратегии продвижения продукции, которую компания реализует на рынке. Исходя из этого и будут определяться условия предоставления отсрочки платежа в коммерческих договорах, а не наоборот, как это происходит на Брянском машиностроительном заводе.

На мой взгляд, для решения проблем, связанных с оперативностью предоставления информации, необходимо обеспечить соблюдение следующих основных принципов движения информационных потоков предприятия:

  • единый ввод информации в учетную систему;
  • отсутствие дублирования операций;
  • создание четких регламентов, описывающих движение информационных потоков.

Выполнение перечисленных правил позволит обеспечить руководство компании оперативной информацией независимо от используемой информационной системы.

В нашей компании управление оборотными активами реализовано в информационной системе с распределенными базами данных, что позволяет оперативно получать информацию по всем удаленным предприятиям.

С помощью системы можно в любой момент сформировать отчет по оборотным активам компании. В него входят данные о фактическом размере каждого элемента оборотных активов и текущем коэффициенте оборачиваемости. К сожалению, у нас нет системы нормативов, и сейчас ведется работа по определению минимально и максимально допустимого размера оборотных активов.

Сергей Воробьёв, руководитель финансово-экономического отдела ООО «Рельеф-Центр» (Рязань)

В нашей компании нормативы устанавливаются только для дебиторской задолженности и товарных остатков на складах. Норматив суммарной дебиторской задолженности определяется как сумма лимитов по договорам отсрочки платежа. Размер лимита для каждого покупателя определяется индивидуально в зависимости от его финансовых показателей, исторически сложившихся условий работы и т. д.

Значение норматива по товарным остаткам определяется как процент от планового объема продаж. Значение коэффициента определяется экспертным путем с учетом статистических данных и сложившегося опыта работы. Мы пришли к выводу, что поддержание товарных запасов на уровне 50% от месячного оборота позволяет осуществлять бесперебойную работу предприятия.

Щелгачев Алексей



Добавить страницу в закладки

  • на главную
  • контакты
  • версия для печати
  • карта сайта
Яndex
 

Ближайшие клубыБлижайшие клубы

19 апреля
«Бизнес Новости»
Предварительная запись
«Клуб руководителей»

События и новостиСобытия и новости

01.06.2013
«Подбор сотрудников»

В компании «Бизнес Класс» активно работает направление по подбору сотрудников. Подробности >> 

Заповеди руководителяЗаповеди руководителя

Джим Рон, великий мотиватор и бизнес-тренер

Опасность откладывания дел на завтра состоит в том, что когда завтра наконец наступает, то оно называется "сегодня". Сегодня - это вчерашнее завтра.

 

Сделать стартовой