Бизнес-класс

Эффективное обучение эффективности


Ваша волшебная презентация, или PowerPoint для HR-а (журнал "Кадровое дело" практический журнал по кадровой работе, №7, 2007 г.)

Ваша волшебная презентация, или PowerPoint для HR-а ("Кадровое дело" практический журнал по кадровой работе, №7, 2007 г.)

 

Наталья ПУЛЬЧЕВА

 «Лучше один раз увидеть, чем 100 раз услышать» – гласит народная мудрость. Этот принцип давно приняли на вооружение менеджеры коммерческих и рекламных служб. А вот менеджеры по персоналу, к сожалению, не всегда используют возможность эффектно презентовать свои планы. Давайте поразмышляем, в каких ситуациях нам может пригодиться такая программа, как PowerPoint, и как с ней лучше работать.

Для чего HR-у PowerPoint?

Программа PowerPoint поможет руководителям и специалистам в области HR составить презентации на различные темы. Например: «Предлагаем стратегию» – поможет руководителям презентовать новую политику работы с персоналом; «Учебный курс», «Обучение персонала» и «Сведения об организации» – пригодятся при составлении программ адаптации и обучения; «Воодушевляем сотрудников» – заинтересует многих специалистов по мотивации. При этом максимально подробный план презентации дает возможность грамотно ее структурировать и даже может выступить в качестве пособия для работы.

Словарь HR-a

Презентация – это набор слайдов и спецэффектов, сопровождающих рассказ выступающего и транслирующихся на экран, а также раздаточный материал, конспект и план доклада, хранящиеся в одном файле.

Слайды – это кадры презентации, где размещается заголовок, текст, графика, диаграммы и таблицы. Демонстрацию слайдов могут сопровождать спецэффекты или эффекты анимации (например постепенное появление текстовых фраз на экране).

Заметки – страница с пояснениями к каждому слайду (на экране под ним). На ней находится уменьшенная копия слайда и отведено место для заметок докладчика.

Раздаточный материал – это краткое содержание презентации, распечатанное в компактном виде: два, четыре или шесть слайдов на одной странице.

Виктория КАЗАНЦЕВА, директор по персоналу ЗАО «Актион-Медиа»: «Когда требуется сделать отчет о проделанной работе или рассказать о каком-либо проекте компании, готовлю презентацию в PowerPoint. Получается красочно и наглядно, удобно и современно. Правда, когда я в первый раз решила отличиться, посыпались просьбы от коллег сделать презентации и для них тоже. Пришлось помогать!»

Используем шаблоны

Создатели PowerPoint позаботились о тех из нас, у кого катастрофически не хватает времени (а уж откуда ему взяться у людей, связанных с таким непредсказуемым ресурсом, как человеческий). Они заложили в программу 24 готовые полноценные презентации на разные темы. Они отличаются как по структуре и макетам, так и по содержанию. На каждом слайде в полях для ввода текста находятся подсказки – о чем нужно писать.

Чтобы создать презентацию с помощью шаблона, обратите внимание на панель инструментов в правой части окна. Тут есть следующие меню: «Открытие презентации», «Создание» и «Создание из имеющейся презентации», «Создание с помощью шаблона». Выбираем меню «Создание с помощью шаблона», пункт «Общие шаблоны» и далее вкладку «Презентации» (рис. 1). Просматривая готовые презентации PowerPoint, обратите внимание на то, что в окне «Структура» (слева от слайдов) можно увидеть целиком весь текст содержания презентации и даже скопировать его в Word.

Рис. 1. Открытие готовой презентации PowerPoint

Пример

Допустим, мы хотим создать презентацию, взяв за основу структуру текста из разных шаблонов. Для этого берем один шаблон за основу и сохраняем его под новым именем. Затем открываем новую презентацию. В окне «Структура» выделяем (рис. 2) и копируем содержание нужного слайда и вставляем в первый шаблон. При этом вставленный слайд из другой презентации приобретет дизайн (цвет, фон, размер и вид шрифта) той презентации, которую вы взяли за основу и сохранили под новым именем.

Рис. 2. Копирование текста содержания

Если вам не нравится ни одна презентация из тех, которые заложены в саму программу, можно найти другие на узле Office Online в интернете.

Создаем новую презентацию

Если у есть и время, и силы, то есть смысл создать презентацию самостоятельно. Снова обратимся к меню создания презентаций. С помощью меню «Открытие презентации» открываются для просмотра ранее созданные вами или на вашем компьютере презентации. В меню «Создание» есть три пункта.

«Новая» – это создание презентации с чистого слайда. При выборе этого варианта программа предложит выбрать макеты текста и содержимого в окне «Разметка слайда». Это же окно можно открыть через меню «Формат». Мы сможем самостоятельно изменить цвет фона слайда (через меню «Формат») и способы заливки (градиентная, текстура, узор или рисунок).

Начинают работу с пустых слайдов чаще всего в компаниях для создания единого корпоративного стиля презентаций, с корпоративным фоновым рисунком, логотипом, шрифтом и т. д.

«Из шаблона оформления» – этот пункт меню предлагает нам 45 шаблонов оформления слайдов, каждый из которых состоит из оригинального фонового рисунка, структуры и шрифтов. Мы можем изменить цветовую схему предлагаемого шаблона, посмотреть, как будут выглядеть текст и структура.

Допустим, мы определились с тем, как будет выглядеть наша презентация. Теперь, чтобы сделать презентацию еще ярче и красочнее, мы применим эффекты анимации (меню «Дизайн слайда» в правом верхнем углу окна). Здесь их множество. Одни из них связаны с появлением слайдов, другие с движением текста (выскакивание, титры, возникновение, проявление, всплывание, вылет снизу или сверху и т. д.). Набираем любой текст и наслаждаемся эффектами анимации, предлагаемыми программой (рис. 3).

Рис. 3. Эффекты анимации

Совет

Экспериментируйте! Даже выбрав готовые презентации в качестве основы, дополняйте, изменяйте их, создавайте из нескольких предложенных одну. И у вас обязательно получится своя великолепная презентация!

«Из мастера автосодержания». Здесь нам снова предлагают множество видов презентаций. Каких только тем здесь нет: от «Общего доклада» до «Технического отчета»! Специалистам и руководителям, чья работа связана с персоналом, наверняка покажется интересной тема «Сообщаем дурные вести». Кому, как не нам, приходится быть теми самыми «гонцами», которые регулярно сообщают руководству плохие новости. PowerPoint содержит структуру презентации в зависимости от темы, что помогает сделать ее четко структурированной и грамотно составленной.

Пример

Допустим, вы выбрали тему «Обучение персонала», с помощью кнопки «Далее» переходим к способу вывода презентации. Здесь выбираем «Презентация на экране» и даем заголовок первого слайда (например, «Все о нашей компании» – если эта презентация для новых сотрудников), текст в нижнем колонтитуле (это может быть название вашей компании), если нужно, дату и номер слайда программа проставит сама.

После этого нам остается только наполнить презентацию своим текстом, следуя предложенному плану. Вы можете изменять структуру каждого слайда (например, текст можно заменить рисунком и таблицей), выбрав «Формат» и далее «Разметка слайда». Можно поменять фоновый рисунок и цветовую гамму, выбрав «Конструктор» на панели инструментов.

«Создание из имеющейся презентации» – по этой ссылке откроется папка «Мои документы», в которой предположительно должны находиться все наши презентации.

Наполняем содержанием

Самым быстрым способом ввода текста в слайды является ввод текста в окне «Структура» (рис. 4). Вводим заголовок первого слайда и нажимаем Enter. PowerPoint создаст второй слайд автоматически. Если после заголовка должен быть маркированный текст или список – воспользуйтесь функцией «Понизить уровень» (стрелка направо в левой стороне экрана). Если не видно линейки со стрелками, то жмем меню «Вид» и выбираем «Панель инструментов» и «Структура». Чтобы создать список второго уровня, «кликаем» стрелку еще раз. После завершения набора многоуровневых текстов нажимаем вездесущий Enter и «мучаем» стрелку «Повысить уровень» до тех пор, пока PowerPoint не создаст новый слайд.

Рис. 4. Работа над текстом в окне «Структура»

Вы можете записать свои комментарии и уточнения к изображению в поле «Заметки к слайду». Все, что написано в этом поле при показе слайдов, появляться на экране не будет.

Форматирование текста – один из основных этапов создания профессиональной презентации. Правильно выбранный шрифт и различные текстовые эффекты, которые позволяет задавать PowerPoint, делают презентацию более привлекательной и наглядной. Основные приемы форматирования текста в PowerPoint такие же, как и в приложении Word. Увидеть возможности форматирования выделенного текста можно, воспользовавшись:

 командой «Шрифт» в меню «Формат» на панели инструментов;

 командой «Эффекты анимации» в меню «Показ слайдов».

Добавляем изображения

PowerPoint позволяет украсить презентацию рисунками и фотографиями. Чтобы вставить в презентацию готовый рисунок, в меню «Вставка» выбираем строку «Рисунок» и далее:

«Картинки» – позволяет вставить картинки из библиотеки Microsoft ClipArt;

«Из файла» – позволяет вставить рисунки или фотографии, находящиеся на диске компьютера;

«Со сканера или камеры» – позволяет вставить отсканированный рисунок или фотографию с цифрового фотоаппарата.

В диалоговом окне нужно выбрать рисунок и нажать «Вставить». Также есть возможность создавать надписи в произвольном месте слайда, например на рисунке. Для этого нужно использовать функцию «Надпись» в меню «Вставка».

Финальный аккорд: демонстрация

Ну вот, мы славно потрудились и сделали прекрасную презентацию. Осталось самое трудное: красиво ее продемонстрировать. Только потом, купаясь в восхищенных, а иногда и завистливых взглядах коллег, мы отдохнем. А пока нужно взять последний рубеж!

Электронную демонстрацию слайдов можно проводить вручную, меняя слайды с помощью мыши. Каждый переход представляет собой смену кадра. Другой способ провести демонстрацию – установить временные интервалы и выбрать нужные слайды командой «Показ слайдов» из меню «Вид». Можно задать проведение демонстрации с повторением в непрерывном цикле. Или выполнить демонстрацию на основе списка воспроизведения. Такой список позволяет провести несколько презентаций одну за другой.

Татьяна ЩЕРБАКОВА, менеджер по персоналу компании «Ювелирный дом Виноградова»: «В моей практике был случай, когда к нам пришел молодой директор по персоналу из крупной брендовой компании. На совете директоров он представил презентацию новой стратегии работы с персоналом. Презентация была оформлена в PowerPoint. Все было очень эффектно и красиво, однако, как говорится, “ни о чем”! Когда же владелец бизнеса начал задавать вопросы по сути, докладчик растерялся и практически “завалил” презентацию».

Поэтому в заключение хочется добавить, что, создавая красивую и эффектную презентацию, нельзя забывать о ее содержании. Попытка замаскировать плохую работу красивыми картинками и «пустить пыль в глаза» вряд ли увенчается успехом. Но если презентация – это красивая упаковка для качественного продукта, и вы уверены в нем на сто процентов, то все получится! Удачи!

 



Добавить страницу в закладки

  • на главную
  • контакты
  • версия для печати
  • карта сайта
Яndex
 

Ближайшие клубыБлижайшие клубы

24 мая
«Бизнес Новости»
Предварительная запись
«Клуб руководителей»

События и новостиСобытия и новости

01.06.2013
«Подбор сотрудников»

В компании «Бизнес Класс» активно работает направление по подбору сотрудников. Подробности >> 

Заповеди руководителяЗаповеди руководителя

Джим Рон

Кто-то руководит, а кто-то служит. Или вы управляете днем, или день управляет вами; или вы управляете бизнесом, или бизнес управляет вами.

 

Сделать стартовой